İşbu “Özel Nitelikli Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nın” hazırlanma amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararı ve diğer ilgili kararları uyarınca Essa Hukuk ve Danışmanlık tarafından işlenen özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin faaliyetlerin usul ve esaslarını belirlemektir.
Essa tarafından işlenen özel nitelikli kişisel veriler, bu Politika kapsamındadır. Essa’nın sahip olduğu ya da Essa tarafından yönetilen özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
Özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Essa:Essa Hukuk ve Danışmanlık
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler.
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika: Özel Nitelikli Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Yönetmelik: 28.10.2017 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
Essa’nın tüm birimleri ve çalışanları, Politika doğrultusunda alınan teknik ve idari tedbirlerin uygulanması, çalışanların eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve denetimi ile özel nitelikli kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ve özel nitelikli kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlularla dayanışma içerisinde hareket eder.
| Unvan | Görev |
|---|---|
| Genel Müdür | Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
| Genel Müdür Yardımcısı | Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması, güncellenmesi ve idari tedbirlerin alınmasından sorumludur. |
| Bilgi İşlem ve Operasyon Birimi | Politika’nın uygulanmasında teknik tedbirlerin sunulmasından sorumludur. |
| Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
|---|---|
|
|
Essa’nın faaliyetleri çerçevesinde işlenen özel nitelikli kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir. Bu kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme koşulu ile saklanır.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir. Özel nitelikli kişisel veriler, ifşa olması veya ilgisi olmayan kişilerce bilinmesi halinde ilgili kişinin toplum hayatında ayrımcılığa uğramasına, maddi ve manevi varlığının ihlal edilmesine ve telafisi güç veya imkânsız zararların doğmasına neden olması kuvvetle muhtemel veri türleridir. Bu nedenle özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için Kanun’da hususi hukuki sebepler öngörülmüştür.
Essa, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri; Kanun’da belirtilen şu hukuki sebeplere dayanarak işler:
kişisel sağlık verileri ile cinsel yaşama ilişkin bilgileri, ilgilinin açık rızasının bulunması halinde işlemektedir. Bununla birlikte kişisel sağlık verileri ile cinsel yaşama ilişkin bilgiler; kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Tüm bunların yanı sıra Essa, özel nitelikli kişisel verileri, Kanun’un 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereğince alınan Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararında belirtilen önlemleri almak ve gerekli işlemleri yerine getirmek suretiyle işlemektedir.
Essa, aşağıda sayılan hallerde kişisel verileri re’sen veya talep üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir:
Özel nitelikli kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ve hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12’nci maddesi ve 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrası ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararı uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirler alınır.
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Essa tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
| Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
|---|---|
| Sunucularda Yer Alan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
| Elektronik Ortamda Yer Alan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
| Fiziksel Ortamda Yer Alan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır |
| Harici Belleklerde Bulunan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
| Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
|---|---|
| Fiziksel Ortamda Yer Alan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
| Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır |
Kişisel verilerin hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesine anonim hale getirme adı verilir. Anonimleştirmeden bahsedebilmek için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
| Hizmetler | Saklama Süresi | İmha Süresi |
|---|---|---|
| Çalışanlarımızın kişisel sağlık bilgileri | İş sözleşmenin sona ermesinden sonra 10 yıl | Saklama süresinin sona ermesinden itibaren 180 gün içerisinde |
| Çalışanlarımızın ceza mahkumiyetine ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler | İş sözleşmenin sona ermesinden sonra 10 yıl | Saklama süresinin sona ermesinden itibaren 180 gün içerisinde |
| Danışmanlık hizmeti sunulan müşterilerimizin özel nitelikli kişisel verileri | 15 yıl | Saklama süresinin sona ermesinden itibaren 180 gün içerisinde |
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.